公文写作提示词怎么写？格式红线的约束设计

公文写作提示词最该管的是格式，不是文笔。文种、称谓、结尾套语一旦放开让AI自由发挥，稿子大概率要返工；字号版式压根不该交给它。这是我在办公室帮新人改了两个多月公文后最直接的感受。

判断不来自理论。2026年3月到5月，我先后帮两位刚入职的同事用AI起草通知和请示，前四稿全部被科长打回，原因清一色是格式：两处错用文种，一处口语化结尾，一处落款日期写成了放假当天。内容层面，AI反而没出过大错。

公文写作提示词要把四处格式写死

文种、主送称谓、层级序号、结尾套语这四处必须在指令里逐条写死，字号字体和红头版式则要明说不许碰，留给排版环节处理。

第一处是文种。通知、请示、函、纪要，指令第一行就要定死，写成「文种：通知」。我见过最离谱的一稿，内部值班安排被AI起名叫"公告"——公告是对外告知用的。科长看到标题第一眼就退了。错文种比错别字严重，没有商量余地。

第二处是称谓层级。主送单位用全称、顶格写，落款单位加成文日期。层级序号统一给成「一、（一）1.（1）」，并明说：不用井号、星号加粗和"1）2）"混排。AI对markdown有肌肉记忆，你不拦，它一定冒出几个井号。

第三处是结尾套语。通知结尾固定写「特此通知。」单独成段；请示结尾用「妥否，请批示。」不指定的话，AI十有八九给你补一句"希望各部门高度重视、抓好落实"。口号腔一出来，稿子立刻露馅。

第四处是版式分工。仿宋字体、三号字、红头、版记，这些是排版环节的事。实测里只要不说"只出文字内容"，AI就爱输出"【标题居中，二号小标宋】"这类噪音，还得手动删。老实讲，与其让它猜，不如一句话关掉。

AI 常犯的六条公文格式错误

口语化、越级行文、错用文种排前三，其余三类是序号符号残留、日期自作主张和结尾画蛇添足，逐条都能在指令里提前堵住。

口语化排第一。大家、咱们、赶紧，这类词在正式通知里都是雷。2026年4月那稿600字的值班通知，初稿里出现了9处"大家"。改法很直接：指令里点名禁用口语词，语体定成"书面公务语体"。

越级行文排第二。对上级单位写"要求""必须"，或者通知里直接指挥兄弟部门的人事，语气全乱了。行文语气要跟着关系走：对上是"商请""报请"，平级是"请予支持"，对下才是"请遵照执行"。真不是AI不懂，是它不知道你们单位谁管谁，这条关系得写进指令。

错用文种排第三。最典型的是请示和报告混着来：标题叫"报告"，正文里夹着请求批准的事项。按行文规则，请示一事一文，报告不得夹带请示事项，混在一起上级没法单独批复。

剩下三条好处理。序号符号残留，井号和星号出现在交给领导的稿子里，挺尴尬的；日期自作主张，AI爱把成文日期写成事件当天，落款一律用【】占位等人工填；结尾画蛇添足，给通知补"此致敬礼"，指令里写明"结尾只用套语"就能堵住。

话说回来，这些错误别全算在AI头上。它默认面对的是日常写作场景，公文那套约束它不查不知道。指令写得越像格式清单，输出越稳。

工作群里的简化版通知可以放宽一档，松紧差别挺大，参考这篇群公告提示词怎么写。

一次返工对照：原始稿和修改稿差在哪

2026年4月帮同事小周起草五一值班通知，原始稿因错用文种加口语化结尾被打回，改完指令后第二稿一次通过。

场景是这样的。2026年4月22日，小周要发五一假期值班通知，她把需求一句话丢给AI："帮我写五一值班安排的通知，正式一点。"初稿25分钟后直接呈给了科长，当天下午被打回，返工两轮，前后耗掉约一个半小时。不夸张地说，问题全出在指令没约束格式。

修改动作其实只有一步：把四处格式约束补进指令。第二稿当天下午四点过科长终审，一次通过。我试了下把同一份模板给另一位同事用，后面三份通知、一份请示，零返工。省下的时间够打磨十几处措辞，值。

可以直接抄的成稿指令模板

下面这份模板共八条约束，覆盖文种、主送、层级、语体、结尾、落款、事实边界和版式分工，抄走后按本单位习惯改两处即可。

你是单位办公室的公文起草助手。请按以下约束起草一份通知，只输出正文文字，不输出排版标记，不输出解释。

1. 文种：通知。标题格式为"单位名称+关于+事由+的通知"。
2. 主送机关：机关各科室，用全称，顶格写在标题下一行。
3. 正文层级：一级用"一、"，二级用"（一）"，三级用"1."；不用井号、星号和数字括号混排。
4. 语体：书面公务语体。禁用"大家、咱们、赶紧、希望各位积极"等口语词和口号式表述。
5. 结尾：固定用"特此通知。"单独成段，此后不再写任何句子。
6. 落款：发文单位写"综合办公室"，成文日期用【2026年X月X日】占位，由起草人核对后填写。
7. 事实边界：值班表中的姓名、电话、具体时间一律用【】占位，禁止编造。
8. 版式分工：字体、字号、红头、版记一律不涉及，由排版环节处理。

要改的就两处：主送机关换成实际行文对象，落款单位换成实际发文部门。文种换成请示时，第5条套语改成"妥否，请批示。"，标题同步替换。模板别求大而全，八条已接近AI能稳定执行的上限，再堆约束它会开始丢条。

回到小周那张被打回的稿子。后来她把模板存进输入法的快捷短语，每次起草只改文种和主送两行，2026年5月之后她的稿子再没进过返工流程。公文写作提示词写得好不好，判据很朴素：第二稿还改不改格式。格式交给约束条款管住，AI才有余地把事情说清楚。

常见问题

公文写作提示词里要不要把整个格式标准贴进去？

不用。字号、字体、页边距这些版式内容不归AI管，贴进去只会稀释约束力。指令覆盖文字层面的四处格式就够，版式留给排版环节。

通知和函在指令里怎么区分？

看行文对象。对所属下级部署工作用通知，对不相隶属的单位商洽事务用函。写指令时把文种和行文对象放在同一行，例如「文种：函，行文对象：市财政局」，AI的语气就会跟着走。

AI编造的日期和人名能直接用吗？

不能。成文日期和值班表里的姓名、电话都必须用【】占位，由起草人核对后填写。我帮新人改稿时把这条写成硬规则之后，占位执行率是百分之百。

请示的结尾套语有哪些？

常用的是"妥否，请批示。"，也有单位用"以上请示，请予审批。"。选本单位惯用的那一种写进指令固定下来，别让AI每稿换花样。

延伸阅读

约束设计的通用思路看这篇：严格提示词怎么写：让AI不跑格式的约束技巧。

想把八条约束变成可复用槽位，看这篇：提示词模版怎么搭：可复用指令的固定槽位设计。